A su vez, es habitual encontrar que las organizaciones adoptan marcos de referencia y buenas prácticas dadas por instituciones internacionales como el Instituto de Gestión de Activos [2], por sus siglas en inglés – IAM, el Foro Global de Mantenimiento y Gestión de Activos [3] o del Concejo de Gestión de Activos [4].
Por ello, al adoptar como guía una norma ISO, los procesos de implementación de un Sistema de Gestión de Activos respetan acuciosamente su estructura, comenzando a nivel estratégico, avanzando al nivel táctico y finalizando en el nivel operativo [1]. Este orden, si se sigue de manera estricta, obliga a las organizaciones a esperar el despliegue del nivel táctico para implementar las actividades que sustentan los requisitos de soporte, entre ellos las comunicaciones; es decir, se debe esperar mucho tiempo durante la implementación para iniciar los procesos de comunicación internos, y aún más significativamente, los procesos de comunicación externa.
Estructura Sistema de Gestión de Activos – ISO 55002. Autor: Strategy Colombia
Claves de la alineación estratégica durante la implementación
- Reconocer que la planeación a largo plazo, la visión y la misión de la organización aseguran la alineación de los elementos estratégicos del Sistema de Gestión de Activos con la definición estratégica de la organización.
- Entender el liderazgo como principal impulsor para implementar un Sistema de Gestión de Activos.
Resulta evidente que ambos elementos requieren la participación activa de la Alta Dirección. Por lo tanto, los primeros espacios de discusión se enfocan en participar e informar constantemente a la máxima instancia de gobierno de la organización. Hasta aquí todo es estándar. Por lo tanto, el error se comete cuando los esfuerzos de la comunicación recaen exclusivamente a informar a ese grupo selecto. Según el informe de [5] Trade Press Services el 85% de los colaboradores están motivados cuando reciben información y noticias de la empresa y que hasta el 74% de los colaboradores creen que se están perdiendo noticias e información importante en sus empresas.
Por ello, es indispensable aprovechar la oportunidad de comunicar, desde las etapas de la implementación, a todos los procesos de la organización que se verán impactados en algún punto del despliegue de una hoja de ruta o plan de trabajo.
Saber comunicar para transformar una Cultura de Gestión de Activos
Sin embargo, es de vital importancia para la construcción del sistema que la comunicación no deba limitarse a instrucciones de arriba a abajo (TOP DOWN), e incluir la percepción y la información provenientes de quienes gestionan directamente los activos y toman a diario decisiones cruciales sobre estos.
A causa de lo anterior, se recomienda vincular a los procesos de comunicación y cambio cultural desde una etapa temprana en el proceso de implementación, sin importar el orden asignado al cumplimiento de requisitos, para estructurar un Plan de Comunicaciones de corto y mediano plazo, pues este elemento de soporte debe considerarse como prioritario.
Además, al desarrollar el Plan de Comunicación, la dirección y el equipo encargado de liderar la implementación, debe considerar los elementos que forman parte de esa cultura única de la organización y aprovechar dichos elementos para implementar, impulsar y consolidar su Sistema de Gestión de Activos.
Bibliografía
[1] ICONTEC, NTC-ISO 55000 “gestión de Activos – Aspectos Generales, Principios y Terminología”, ICONTEC, 2015.
[2] IAM, Gestión de activos: una anatomía, versión 3, 2015.
[3] GFMAM, The Maintenance Framework, Global Forum on Maintenance and Asset Management, 2021.
[4] Asset Management Council, Framework for Asset Management, AmBok Publications, second edition, 2014.
[5] Trade Press Services. Using Internal Communications to Enhance Business Growth, 2018. https://www.tradepressservices.com/internal-communications/
Comité editorial
Angie Arias
Leonardo Pinilla
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