POLÍTICA DE TRATAMIENTO BASES DE DATOS STRATEGY AM AND PSM S.A.S.

INTRODUCCIÓN

Con el fin de garantizar que la información personal cuyo tratamiento realice STRATEGY AM AND PSM S.A.S., con ocasión de las actividades para las cuales ha sido legalmente facultada, se realice de acuerdo con lo previsto en las normas de protección de datos personales (Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios), en especial en lo relacionado con la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares, se adopta el presente documento interno de políticas y procedimientos.

1. NIVEL DE INTERVENCIÓN

Según la naturaleza de la respectiva base de datos, STRATEGY AM AND PSM S.A.S podrá ostentrar la calidad de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO o ENCARGADO DEL TRATAMIENTO de información personal que componga las BASES DE DATOS relacionadas en la presente política.

2. OBJETIVO

Describir las directrices para el tratamiento de datos personales, en lo concerniente a las políticas de tratamiento, el ejercicio de los derechos de los titulares de la información, la transferencia de datos personales y la responsabilidad frente al tratamiento por parte de STRATEGY AM AND PSM S.A.S.

3. DEFINICIONES

Definiciones señaladas en la Ley 1581 de 2012 y en el decreto reglamentario 1377 de 2013[1]:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

• Dato privado: El dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.

• Dato semiprivado: El dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública, y cuyo conocimiento de divulgación puede interesar no sólo al titular sino a cierto sector o grupo de personas.

• Dato biométrico: Todos aquellos datos relativos a las características físicas, fisiológicas o comportamentales de una persona que faciliten su identificación.

• Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Se entienden como datos sensibles, entre otros: aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.

• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable el tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. PRINCIPIOS

Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán respetados por STRATEGY AM AND PSM S.A.S. en los procesos de tratamiento de datos personales.[2]

• Principio de legalidad: Durante todas las etapas y actividades de Tratamiento de información por parte de STRATEGY AM AND PSM S.A.S o quien este designe como ENCARGADO de tratamiento, se dará aplicación, además de lo establecido en la presente política, a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y 1266 de 2008 y los decretos reglamentarios 1377 de 2013 y 1727 de 2009, compilados en el Decreto Único 1074 de 2015.

• Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales recogidos por STRATEGY AM AND PSM S.A.S., obedecerá a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual será informada al titular;

• Principio de libertad: Las actividades de tratamiento se llevarán a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no serán obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

• Principio de veracidad o calidad: STRATEGY AM AND PSM S.A.S. ejecutará sus actividades de tratamiento sobre información veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. En línea con lo anterior, STRATEGY AM AND PSM S.A.S. se abstendrá de realizar actividades de tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

• Principio de transparencia: En sus actividades de tratamiento, STRATEGY AM AND PSM S.A.S. garantiza el derecho del titular a obtener información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

• Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley 1581 de 2012 y la Constitución Política. En este sentido, se entiende que el tratamiento de los datos personales lo realizaran las personas que sean autorizadas por STRATEGY AM AND PSM S.A.S.

Los datos personales, a excepción de la información pública, no estarán disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.

• Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de STRATEGY AM AND PSM S.A.S., será resguardada mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

5. AUTORIZACIÓN OTORGADA POR EL TITULAR

Por regla general, las actividades de tratamiento de información reglamentadas por la presente Política serán ejecutadas sobre datos personales cuyos titulares hayan emitido su autorización de manera previa, expresa e informada. Sin perjuicio de lo anterior, STRATEGY AM AND PSM S.A.S. se reserva el derecho a ejecutar actividades de tratamiento, sobre información cuya autorización no sea requerida en virtud de las disposiciones legales que reglamentan la materia, caso en el cual continúan vigentes los deberes de STRATEGY AM AND PSM S.A.S. frente a los titulares de la información, establecidos en la presente política.

La autorización del titular no será necesaria en los siguientes eventos:

• La información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Se trate de datos de naturaleza pública.
• Se trate de casos de urgencia médica o sanitaria.
• Cuando el tratamiento de datos personales esté autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas.

6. ACTIVIDADES DE TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

STRATEGY AM AND PSM S.A.S es una compañía cuyo objeto de conformidad con los Estatutos está relacionado principalmente con la prestación de servicios de asesoría, planeación, estudios, diseño, supervisión, auditoria, interventoría, gerencia de obras y proyectos y consultoría de toda índole, relacionados con la ingeniería en todas sus ramas, en los diferentes sectores, incluyendo pero sin limitarse a, las finanzas, la arquitectura, los servicios públicos, la administración de las tecnologías de la información y de las comunicaciones, la computación, los servicios tecnológicos, la economía, el urbanismo, las ciencias ambientales y sociales, la geología, la minería y en general la prestación de servicios relacionados con estas especialidades.

En este sentido, las actividades de tratamiento de que ejecuta STRATEGY AM AND PSM S.A.S sobre sus bases de datos comprende la recolección, consulta, recopilación, evaluación, catalogo, clasificación, orden, grabado, almacenamiento, actualización, modificación, aclaración, reporte, informe, analisis, uso, circulación, suministro, supresión, procesamiento, tranmisión, transferencia y en general la manipulación de los Datos Personales que le suministre el Titular por cualquier medio.

7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Para el desarrollo de su objeto social y el cumplimiento de diversas obligaciones legales y contractuales, de carácter interno y externo, STRATEGY AM AND PSM S.A.S requiere de ciertas Bases de Datos cuyas finalidades de tratamiento varían dependiendo de las características propias y la naturaleza de cada una estas, según se describe a continuación:

• FINALIDADES COMUNES A TODAS LAS BASES DE DATOS

A excepción de lo expresamente dispuesto para cada una de las Bases de Datos en particular, las siguientes finalidades perseguidas por STRATEGY AM AND PSM S.A.S con el tratamiento de información personal, son comunes a todas sus Bases de Datos:

• Establecimiento de canales de comunicación con los titulares de los datos personales y envió de boletines e información de carácter comercial e institucional.
• Cumplimiento de obligaciones legales y/o contractuales relacionadas con el desarrollo de actividades propias del objeto social de STRATEGY AM AND PSM S.A.
• Atención y trámite de requerimientos, quejas y reclamos.
• Almacenamiento de información en archivos inactivos, cuando exista un deber legal de mantenimiento de información con posterioridad a la ejecución de las actividades o relaciones que dan origen al tratamiento, de conformidad con lo establecido en las legislaciones específicas que regulan la materia.
• Verificación y consulta de información relacionada con los titulares, en listas y bases de datos de carácter público o privado, tanto nacionales como internacionales, relacionadas directa o indirectamente con (a) antecedentes judiciales, penales, fiscales, disciplinarios, de responsabilidad por daños al patrimonio estatal, (b) inhabilidades e incompatibilidades, (c) lavado de activos, (d) financiación del terrorismo, (e) corrupción, (f) soborno transnacional, (g) buscados por la justicia, y en las demás bases de datos que informen sobre la vinculación de personas con actividades ilícitas de cualquier tipo.
• Adopción de medidas de control y seguridad sobre las diferentes instalaciones de STRATEGY AM AND PSM S.A.S.
• Utilización de la imagen personal y/o videos donde aparezca la imagen personal del titular, capturada por sistemas de monitoreo y/o videovigilancia dispuestos por STRATEGY AM AND PSM S.A.S. en toda su infraestructura, como medio de prueba o evidencia en procesos y procedimientos judiciales, extrajudiciales, o administrativos que surta en los que STRATEGY AM AND PSM S.A.S sea parte o esté vinculado de cualquier forma; así como en investigaciones y procedimientos internos ejecutados por STRATEGY AM AND PSM S.A.S.
• Transferencia de datos personales de los titulares a las personas naturales o jurídicas que ostenten la calidad de aliados estratégicos de STRATEGY AM AND PSM S.A.S o con las cuales STRATEGY AM AND PSM S.A.S. haya celebrado o celebre acuerdos de colaboración o asociación.

8. FINALIDADES ESPECÍFICAS PARA CIERTAS BASES DE DATOS
   • BASE DE DATOS COLABORADORES STRATEGY AM AND PSM S.A.S.

Las actividades de tratamiento sobre las Bases de colaboradores (potenciales y actuales), además de las finalidades comunes a todas las Bases de Datos descritas anteriormente, tendrán las siguientes finalidades:

• Ejecución de procesos de selección, promoción, bienestar laboral, nómina, desempeño y competencias, inducción, entrenamiento, formación, seguridad y salud en el trabajo y ambiente.
• Realización de pruebas de conocimiento, psicológicas y/o técnicas a los titulares de los datos personales.
• Ejecución de programas de formación y capacitación.
• Emisión y validación de referencias laborales y/o comerciales.
• Suministro de información personal para la ejecución de las relaciones contractuales de STRATEGY AM AND PSM S.A. con terceros.
• Control efectivo sobre los accidentes laborales reportados a la ARL.
• Seguimiento a los reportes presentados por los trabajadores ante la ocurrencia de un accidente laboral.

• BASE DE DATOS EX COLABORADORES STRATEGY AM AND PSM S.A.S.

Las actividades de tratamiento sobre las Bases de Datos de Ex colaboradores STRATEGY AM AND PSM S.A.S.además de las finalidades comunes a todas las Bases de Datos descritas anteriormente, tendrá como finalidad la emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con  STRATEGY AM AND PSM S.A.S.

• BASE DE DATOS PROVEEDORES COMERCIAL Y CLIENTES DE STRATEGY AM AND PSM S.A.S.

Las actividades de tratamiento sobre las Bases de Datos de Proveedores Comercial y Clientes (incluyendo a los potenciales, actuales y antiguos, así como a los empleados y personas de contacto de aquellos), además de las finalidades comunes a todas las Bases de Datos descritas anteriormente, tendrán las siguientes finalidades:

• Facilitar los procesos de contratación de servicios y/o suministro de productos.
• Verificar el cumplimiento de las prestaciones contractuales en su favor por parte de los contratistas.
• Evaluación de la calidad de los servicios y productos suministrados por los proveedores.
• Como elemento de análisis para el establecimiento y/o mantenimiento de relaciones contractuales.
• Como elemento de análisis para la evaluación de los riesgos derivados de relaciones contractuales vigentes.
• Validación de referencias comerciales y demás información suministrada por el titular.
• Verificación, consulta y reporte de información relacionada con el comportamiento crediticio, financiero, comercial y de servicios de los titulares, a las entidades públicas o privadas, que administren o manejen bases de datos relacionadas con el nacimiento, desarrollo, modificación, extinción y cumplimiento de obligaciones financieras, comerciales, crediticias y de servicios.

• BASE DE DATOS DE PRÉSTAMO DE IMPLEMENTOS Y ACCESO A USUARIOS A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

Las actividades de tratamiento sobre las Bases de Datos de préstamo de implementos y acceso a ususarios de sistemas de información de STRATEGY AM AND PSM S.A.S., además de las finalidades comunes a todas las Bases de Datos descritas anteriormente, tendrán las siguientes  finalidades:

• Llevar el control estádistico, contable y administrativo de los elementos suministrados por la compañía.
• Adecuada gestión técnica y administrativa de las cuentas suministradas.
• Administración de sistemas de información de STRATEGY AM AND PSM S.A.S.
• Gestión de claves y administración de usuarios de los sistemas de información de STRATEGY AM AND PSM S.A.S.

• BASE DE DATOS ACCIONISTAS STRATEGY AM AND PSM S.A.

Las actividades de tratamiento sobre las Bases de Datos de Accionistas STRATEGY AM AND PSM S.A.S.además de las finalidades comunes a todas las Bases de Datos descritas anteriormente, tendrán las siguientes finalidades:

• Cumplimiento de obligaciones legales y derivadas de los estatutos sociales frente al accionista y o cualquier otro titular de los datos.
• Suministro de información sobre pago de dividendos o utilidades.

• BASE DE DATOS ASISTENTES A CAPACITACIONES Y REUNIONES DE STRATEGY AM AND PSM S.A.

Las actividades de tratamiento sobre las Bases de Datos de Asistentes a capacitaciones y reuniones de STRATEGY AM AND PSM S.A.S. además de las finalidades comunes a todas las Bases de Datos descritas anteriormente, tendrán las siguientes:

• Evaluación de calidad de los ponentes y de la capacitación.
• Transferencia de datos personales de los titulares a los patrocinadores de los eventos realizados por STRATEGY AM AND PSM S.A.S.
• Invitación a participar en programas de formación y capacitación y demás eventos organizados por STRATEGY AM AND PSM S.A.S., o en los cuales STRATEGY AM AND PSM S.A. tenga algún interés de participación.

Parágrafo: A la presente Base de Datos no le será aplicable la finalidad establecida en el numeral 7.1.5 anterior.

• BASE DE DATOS CANDIDATOS DE STRATEGY AM AND PSM S.A.S.

Las actividades de tratamiento sobre las Bases de Datos de Hojas de vida de STRATEGY AM AND PSM S.A.S., además de las finalidades comunes a todas las Bases de Datos descritas anteriormente, tendrán las siguientes:

• Ejecución de procesos de selección, promoción, bienestar laboral, nómina, desempeño y competencias, inducción, entrenamiento, formación, seguridad y salud en el trabajo y ambiente.
• Ejecución de programas de formación y capacitación.
• Emisión y validación de referencias laborales y/o comerciales y experiencia académica.
• Suministro de información personal para la ejecución de las relaciones contractuales de STRATEGY AM AND PSM S.A.S., con terceros.
• Adopción de medidas de control y seguridad sobre las diferentes instalaciones de STRATEGY AM AND PSM S.A.S.,
• Realización de exámenes y pruebas de ingreso.
• Estudio del perfil del titular para las vacantes internas
• Adelanto de procesos de selección a que hubiere lugar.

9. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES.

STRATEGY AM AND PSM S.A.S reconoce que algunos datos sometidos a su tratamiento, ostentan la calidad de Datos Sensibles. En este sentido, STRATEGY AM AND PSM S.A.S., ha adoptado todas las medidas necesarias contempladas en la ley tendientes a su protección. Para efectos del tratamiento sobre Datos Sensibles contenidos en cualquiera de las bases de datos relacionadas anteriormente, STRATEGY AM AND PSM S.A.S. cumplirá con las siguientes obligaciones:

• Informará al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
• Dará a conocer al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, a fin de obtener su consentimiento.

En este sentido, STRATEGY AM AND PSM S.A.S contará con la autorización expresa, informada, y facultativa de los titulares de dichos datos, antes de la ejecución de actividades de tratamiento.

10. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD.

STRATEGY AM AND PSM S.A.S, se abstendrá de manipular datos cuyo titular sea un menor de conformidad con lo dispuesto en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012. No obstante, en el evento en que se requiera someter a tratamiento de datos personales a un menor de edad, éste se regirá por las siguientes reglas:

• STRATEGY AM AND PSM S.A.S garantizará el respeto del interés superior del menor Titular del Dato.
• STRATEGY AM AND PSM S.A.S. velará por el respeto de los derechos fundamentales del menor Titular del Dato.
• El representante legal del menor Titular del Dato otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado.

11. DEBERES DE STRATEGY AM AND PSM S.A.S EN CALIDAD DE RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

STRATEGY AM AND PSM S.A.S., como responsable del tratamiento cumplirá los siguientes deberes:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del Derecho de Hábeas Data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección de la autorización y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Velar porque la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
• Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
• Exigir a quienes tengan la calidad de encargados del tratamiento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
• Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar al Superintendente Delegado para la Protección de Datos Personales, o quien haga sus veces, cuando tenga evidencia de que se han presentado violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Tratándose de información objeto de controversia ante una autoridad administrativa o judicial, o que este siendo objeto de reclamo por parte del Titular, o cuyo bloqueo haya sido ordenado por la autoridad competente, STRATEGY AM AND PSM S.A.S se compromete a tomar todas las mediadas pertinentes para impedir que dicha información continúe siendo tratada, salvo lo referente al almacenamiento de la misma, hasta que se tome una decisión de fondo.

12. DEBERES DE STRATEGY AM AND PSM S.A.S. O DE TERCEROS EN CALIDAD DE ENCARGADA DEL TRATAMIENTO.

Las obligaciones que se describen a continuación serán aplicables (i) cuando por razones de conveniencia, STRATEGY AM AND PSM S.A.S delegue la realización de ciertas actividades relacionadas con el tratamiento de datos a un tercero; o (ii) cuando STRATEGY AM AND PSM S.A.S. realice actividades de tratamiento en calidad de encargado, según fue definido en la sección 3 del presente documento:

• Permitir al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del Derecho de Hábeas Data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012 o la norma que lo sustituya o complemente.
• Solicitar la certificación al Responsable del tratamiento, de la existencia de la autorización otorgada por el titular.
• Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012 o la norma que lo sustituya o complemente.
• Registrar en la base de datos la leyenda “RECLAMO EN TRÁMITE” en la forma en que se regula en la Ley 1581 de 2012 o la norma que lo sustituya o complemente.
• Insertar en la base de datos la leyenda “INFORMACIÓN EN DISCUSIÓN JUDICIAL” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Adoptar la presente política de tratamiento de datos asegurando el debido tratamiento de datos personales.
• Suministrar políticas de tratamiento de datos personales descritas en el literal anterior al responsable del tratamiento.

13. DERECHOS DE LOS TITULARES

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

• Conocimiento

El titular del dato está facultado para solicitar, en cualquier momento y de manera gratuita, información sobre los datos que sobre él estén siendo manipulados por STRATEGY AM AND PSM S.A.S así como el uso que se les dé a éstos.

• Rectificación

El titular podrá solicitar en cualquier momento, la corrección de la información inexacta que repose en las BASES DE DATOS DE STRATEGY AM AND PSM S.A.S.

• Actualización

El titular se encuentra facultado para solicitar que, por motivos diferentes a la corrección de datos, la información que reposa en las BASES DE DATOS DE STRATEGY AM AND PSM S.A.S. sea completa y actualizada, en este orden de ideas, podrá solicitar el ingreso o supresión de todo tipo de información que considere pertinente.

• Solicitud de copia de la autorización

Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10° de la Ley 1581 de 2012 o la norma que lo sustituya o complemente.

• Presentación de quejas

Presentar ante la SIC, quejas por infracciones a lo dispuesto en la legislación vigente.

• Revocatoria de la autorización y supresión del dato

Salvo cuando medie una obligación legal o contractual para permanecer en la respectiva base de datos, revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales

• Acceso a información

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento

14. PROCEDIMIENTOS PARA EL EFECTIVO EJERCICIO DE DERECHOS

14.1 ASPECTOS GENERALES

STRATEGY AM AND PSM S.A.S. ha adoptado una serie de procedimientos para el adecuado tratamiento de información personal y el ejercicio de los derechos de los titulares reconocidos en la sección 13, estos procedimientos variarán dependiendo del derecho ejercido por el titular, como se observa en las secciones 15 y 16 siguientes.

14.2 CONSULTA

Para el ejercicio de los derechos de conocimiento, acceso a la información y solicitud de copia de la autorización, consagrados en la secciones 13.1, 13.4 y 13.7; los titulares o las personas legitimadas, de conformidad con lo dispuesto en la sección 17, podrán elevar consultas al área competente, sección 18, bajo la observancia de las siguientes reglas:

• • Mecanismos

Las consultas se elevarán al Departamento de Protección de Datos de STRATEGY AM AND PSM S.A.S.  o quien haga sus veces, por uno cualquiera de los siguientes medios: Correo electrónico contacto@strategy.com.co, Dirección física Carrera 7ª # 156-10 OF 1901 Torre Krystal.

Las consultas se realizarán por las personas que según la sección 15 se encuentran legitimadas para hacerlo, describiendo brevemente la información sobre la cual desea tener acceso, dirección de correspondencia, datos de identificación y documentos que acrediten la legitimidad para obrar, cuando quien presenta la solicitud no sea el titular.

• Trámite

Recibida la consulta, el área competente la resolverá en la medida de lo posible, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del término indicado en el inciso anterior, se informará al solicitante tal situación, los motivos de la demora y la fecha en la cual será resuelta la solicitud, fecha que en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• Respuesta

El área competente de los trámites relacionados con el debido tratamiento de los datos personales, dará respuesta a los requerimientos de los titulares del dato, dentro de los términos establecidos en la sección anterior, de manera escrita a la dirección física o electrónica suministrada por el solicitante para tal efecto.

Cuando el solicitante suministre una dirección física y una electrónica, o más de una dirección de aquellas o de estas, será a entera discreción de STRATEGY AM AND PSM S.A.S. la decisión sobre a cuál dirección enviar la respuesta a la consulta.

14.3. RECLAMOS

Para el ejercicio de los derechos de rectificación, actualización, revocatoria de la autorización y supresión de la información, consagrados en las secciones 12.2, 12.3 y 12.6, respectivamente, los titulares o las personas legitimadas de conformidad con lo dispuesto en la sección 15, podrán elevar reclamaciones al área competente, sección 16, bajo la observancia de las siguientes reglas:

• Mecanismos

Los reclamos se elevarán al Departamento de Protección de Datos de STRATEGY AM AND PSM S.A.S.  o quien haga sus veces, por uno o cualquiera de los siguientes medios: Correo electrónico contacto@strategy.com.co, Dirección física Carrera 7ª # 156-10 OF 1901 Torre Krystal.

Los reclamos se realizarán por las personas que según la sección 15 se encuentran legitimadas para hacerlo, describiendo brevemente los hechos que motivan la petición, la dirección de correspondencia, los datos de identificación, adjuntando los documentos que soporten su solicitud y que acrediten su legitimidad para obrar, cuando quien presenta la solicitud no sea el titular del dato.

• Trámite

Reclamo incompleto   

Cuando STRATEGY AM AND PSM S.A.S. considere que el reclamo presentado por el titular o por quien este facultado para hacerlo, de conformidad con lo establecido en la sección 15 es incompleto por falta de los requisitos establecidos en la sección anterior, requerirá, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la petición, al interesado para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento por parte de STRATEGY AM AND PSM S.A.S. al interesado, sin que este último presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo, sin perjuicio de poder presentar una nueva reclamación en el mismo sentido; caso en el cual los términos para resolver comenzarán a contarse a partir de la nueva petición.

Reclamo completo

Recibido el reclamo completo o subsanados los vicios dentro del término establecido en el párrafo anterior, se incluirá en la respectiva Base de Datos de STRATEGY AM AND PSM S.A.S. una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta tanto el reclamo sea decidido.

Sin perjuicio de lo anterior, el área competente la resolverá en la medida de lo posible, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro del término indicado en el inciso anterior, se informará al titular sobre tal situación, los motivos de la demora y la fecha en la cual será resuelta la solicitud, fecha que en ningún caso superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• Decisión

STRATEGY AM AND PSM S.A.S., dará respuesta a los requerimientos de los titulares del dato, dentro de los términos establecidos en la sección anterior, de manera escrita a la dirección física o electrónica suministrada por el solicitante para tal efecto.

Cuando el solicitante suministre una dirección física y una electrónica, o más de una dirección de aquellas o de estas, será a discreción de STRATEGY AM AND PSM S.A.S. la decisión sobre a cual dirección enviar la respuesta a la consulta.

15. LEGITIMIDAD

Se encuentran legitimados para ejercer los derechos contemplados en la sección 13 del presente documento, el titular del dato, sus causahabientes y las personas autorizadas por aquel o estos; en los dos últimos casos, se deberá acreditar la calidad cuyo reconocimiento se solicita, a través de mecanismos idóneos.

16. COMPETENCIA

Para todos los asuntos relacionados con actividades de tratamiento de información personal, solución a consultas y requerimientos, STRATEGY AM AND PSM S.A.S ha designado como competente, al Líder de Cumplimiento, tomando para este fin, medidas técnicas, humanas y administrativas que garanticen la confidencialidad y seguridad de la información. 

17. MEDIOS DE COMUNICACIÓN PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS Y LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES

Para el ejercicio de sus derechos, y la atención de consultas y reclamos, el titular puede utilizar los canales habilitados por STRATEGY AM AND PSM S.A.S. a través del correo electrónico: contacto@strategy.com.co o radicándolo directamente en nuestra oficina ubicada en la Carrera 7ª # 156-10 OF 1901 Torre Krystal.

18. VIGENCIA

La presente Política empieza a partir de la fecha de su publicación, esto es el 8 de noviembre de 2019 y estará vigente durante el tiempo que STRATEGY AM AND PSM S.A.S. ejecute las actividades descritas en la sección 7 y las mismas se correspondan con las finalidades de tratamiento que inspiraron la presente política.

Los cambios sustanciales en las políticas de Tratamiento que puedan afectar el contenido de la autorización, principalmente los relacionados con la identificación de STRATEGY AM AND PSM S.A.S. y/o la finalidad del tratamiento de los datos personales, serán comunicados oportunamente a los titulares de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.

19. AUTORIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN DE DATOS

STRATEGY AM AND PSM S.A.S., velando por la efectiva protección de los datos personales de los Titulares cuya información componen las BASES DE DATOS DE STRATEGY AM AND PSM S.A.S. pone a disposición del público en general, información relacionada con la Delegatura para la Protección de Datos Personales, autoridad competente a nivel nacional que ejerce vigilancia sobre las actividades de tratamiento desarrolladas en el territorio nacional, que podrá ser consultada en el siguiente link http://www.sic.gov.co/drupal/protección-de-datos-personales

20. DOCUMENTOS Y REGISTROS REFERENCIADOS

• Ley 1581 de 2012
• Decreto 1377 de 2013

21. CONTROL DE CAMBIOS

[1] Las definiciones serán modificadas en la medida que se modifique la norma que las estableció.

[2] Los principios serán modificados en la medida que se modifique la norma que los estableció.