El Manejo del Cambio (MOC, Management of Change) es un proceso para evaluar y controlar las modificaciones en el diseño y operación de los activos, procesos, operaciones y áreas de una organización antes de su implementación, para garantizar que no se introduzcan nuevos peligros ni se aumente el riesgo existente.

Dentro de un sistema de gestión de activos, de seguridad de procesos y de gestión riesgos, el Manejo del Cambio se convierte en uno de los pilares más importantes para su gestión. Ver: ¿cómo implementar Gestión de Activos en la práctica?

 Dependiendo del contexto de la organización, tipos de activos, riesgos, cultura organizacional entre otros, será la especificidad y estructuración del Manejo del Cambio.

 Un cambio se puede presentar entre otros cuando:

 Se realizan modificaciones a la operación

• Se reemplaza un activo y este no cumple con las especificaciones de diseño del equipo que está reemplazando
• Se modifican procedimientos operativos
• Se redistribuyen o asignan nuevas tareas y actividades al personal

 Estos cambios, si no se controlan de forma adecuada, pueden aumentar el riesgo de la operación o del proceso y provocar incidentes y hasta accidentes catastróficos, que afectarían a la organización en todas sus áreas.

 Por esta razón, es importante realizar un manejo adecuado del cambio, el cual dependerá de sus caracteristicas y de la organización.

 Para el diseño y la implementación del manejo del cambio pueden considerarse las siguientes etapas:

Figura 1. Etapas para implementar Manejo del Cambio

1. Alcance del Manejo del Cambio

Se debe definir o limitar el alcance del Manejo del Cambio, el cual puede ser para toda la organización o un área o sístema específico.

Para ello puede tener en cuenta los siguientes criterios entre otros:

Criticidad de los activos, operaciones o procesos que impacten la cadena de valor

• Activos que por su naturaleza son críticos por seguridad
• Procesos que impacten o afecten la salud y seguridad en el trabajo
• Actividades de cumplimiento regulatorio
• Ciclo de vida de los activos que generan mayor valor a la organización

De igual forma, se deben definir los cambios que no estén cubiertos por la metodología.

2. Roles y Responsabilidades

Diferentes personas y áreas de la organización estarán encargadas de la implementación del Manejo del Cambio. Por esta razón, es necesario definir la matriz de roles y responsabilidades de las personas claves del proceso.

Se destacan los siguientes roles:

Figura 2. Roles en el Manejo del Cambio

3. Clasificación del cambio

Una vez reconocido el cambio y este se encuentra cubierto dentro del alcance del Manejo del Cambio, es necesario clasificarlo dentro de las siguientes categorías:

• Permanente: son los cambios que se planean y destinan a estar por tiempo indefinido. Su tratamiento debe cumplir la metodología normal de manejo del cambio definida por la organización.

• Temporal: son los cambios que se destinan a estar durante un tiempo corto y determinado. Deben tener un límite de tiempo específico en donde se asegure que se retornará a la condición inicial, y en caso tal de no volver a la condición original, este deberá determinarse como un cambio permanente.

El tratamiento de este tipo de cambios ha de ser igual que el de un cambio permanente, sin embargo en la evaluación del riesgo asociado al cambio ha de tenerse en cuenta el tiempo definido.

• Emergencia: son los cambios que deben efectuarse de forma inmediata para evitar graves afectaciones de salud y seguridad para los trabajadores, ambiente, externos e instalaciones y activos de la organización. El tratamiento de estos cambios debe incluir una evaluación básica de los riesgos y las mismas aprobaciones definidas en el cambio permanente.

4. Implementación del Manejo del Cambio

Algunos de los pasos para implementar el Manejo del Cambio incluyen:

Figura 3. Pasos para implementar el Manejo del Cambio

Definición del cambio

La función del Iniciador es describir, justificar y proponer el cambio. Esta propuesta debe incluir una descripción detallada del cambio (alcance, diagramas, planos, regulaciones, otros) de tal forma que el Propietario del cambio y el Aprobador tenga una visión lo suficientemente clara de la situación que se propone  y puede realizar las evaluaciones correspondientes para identificar la propuesta como un cambio.

Clasificación del cambio

Una vez reconocido el cambio y este se encuentra cubierto dentro del alcance del Manejo del Cambio, deberá clasificarse como permanente, temporal o de emergencia.

Evaluación del riesgo asociado al cambio

En la evaluación de riesgos deben participar los responsables o líderes de las áreas que podrían verse involucradas y/o afectadas una vez el cambio sea implementado.

Es necesario que se consideren todos los escenarios de falla, eventos potenciales no deseados, de tal forma que se considere lo que puede salir mal y los impactos y consecuencias antes, durante y después de la implementación del cambio.

La evaluación de riesgos deberá realizarse con las metodologías que la organización previamente tenga establecidas en el Sistema de Gestión de Riesgos.

Deberá documentarse a través de un plan cómo será controlado el riesgo y el cambio, detallar cómo será ejecutado el cambio, las acciones que deben realizarse, el control de riesgos que debe implementarse, tiempo y responsabilidades del personal.

Implementación del cambio

El Plan aprobado se convierte en la ruta de navegación para el paso de Implementación, es como trasladar las actividades a un check list, el cual debe ser verificado previamente a la ejecución del cambio.

Adicionalmente, debe haber una fase de comunicación, en la cual se comparta con todo el personal y áreas involucradas las actividades que se realizarán y los riesgos asociados.

Esta comunicación dependerá de la clasificación del cambio, por ejemplo, para los cambios de tipo emergencia, la comunicación podrá realizarse después de la implementación del cambio.

Dependiendo del cambio y sus consecuencias, será necesario realizar una fase de entrenamiento para el personal que estará directamente involucrado, esta actividad deberá ejecutarse previamente a la implementación del cambio.

Ahora bien, es importante reconocer que probablemente se deban actualizar documentos o procedimientos, planos, flujos de procesos entre otros.

Una vez sean checkeadas todas las actividades establecidas en la lista y validada la implementación de los controles de riesgo, se procederá a implementar el cambio.

Control y cierre del cambio

En este último paso, los responsables deberán inicialmente hacer un seguimiento al cambio ejecutado.

De tal forma que puedan validar si el objetivo del cambio se está cumpliendo, si los riesgos están siendo controlados efectivamente o si se han identificado riesgos que tal véz no fueron evaluados en un principio, entre otros.

Cuando el cambio se convierte en rutina, estandar o procedimiento, se procederá a dar el cierre definitivo del mismo. Delegando las responsabilidades en el área responsable.

Finalmente, diseñar e implementar una metodología para el Manejo del Cambio dependerá del contexto organizacional, de los riesgos de cada organización, entre otros.

El éxito de esta metodología recae en la cultura de la organización por identificar y gestionar los riesgos asociados a sus actividades en las diferentes áreas.

Los invito a compartir con los demás lectores qué dificultades han tenido durante la implementación del Manejo del Cambio en sus organizaciones, ¿qué paso consideran como el de mayor dificultad?.

Autor: Ing. Natalia Sanabria

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